Von Fax bis KI: Wie Bürokommunikation die Arbeitswelt veränderte

Gehören Sie zu den Menschen, die sich tatsächlich noch erinnern, wie man einen Fax verschickt hat?
Oder haben Sie zumindest schon einmal einen Fax gesehen, ihn aber nicht mehr selber aktiv bedient?
Oder - ist das für Sie bereits ein Fremdwort, von dem sie lediglich noch wissen, dass es mal existiert hat,
so wie ein Telefon mit Wählscheibe, oder eine Schreibmaschine?

In jedem Fall zeigt dieser kleine Blick zurück, wie sehr sich die Bürokommunikation in den letzten Jahrzehnten verändert hat: von klobigen Faxgeräten über die erste E-Mail bis hin zu modernen Tools wie Slack oder Microsoft Teams. Jede technologische Neuerung hat unseren Arbeitsalltag, die Organisation und sogar Unternehmenshierarchien geprägt.

Die Ära des Faxgeräts - Kommunikation in Echtzeit?

In den 1970er Jahren revolutionierte der Fax die Büroarbeit. Endlich konnten Dokumente innerhalb von Minuten statt Tagen übermittelt werden. Egal ob Verträge, Rechnungen, Briefe, Berichte: alles war sofort verfügbar.

Wer schonmal ein Faxgerät benutzt hat, erinnert sich vielleicht noch an die blecherne Geräuschkulisse, das Warten, bis die Leitung frei war, oder die ständige Sorge, dass das Dokument leserlich übertragen wird.
Faxpannen waren Alltag.

Hier drei nostalgische Highlights:

- Das Dokument wurde auf der falschen Seite gesendet und die Empfänger bekamen nur die Rückseite. Oder eben ein leeres Blatt.
- Ein ganzer Stapel Faxe blieb im Papierfach hängen. Weil niemand merkte, dass der Drucker blockiert war.
- Wichtige Unterlagen landeten versehentlich bei der Konkurrenz. Dank vertauschtem Faxnummernblatt.

Der Fax brachte Geschwindigkeit, aber auch neue Herausforderungen im Unternehmen: Hohe Kosten für die Anschaffung und Telefonleitungen sowie der ständige Kampf um freie Geräte. Ausserdem spiegelte sich darin die hierarchische Bürostruktur wider: Vorgesetzte bestimmten oft, welche Nachrichten Priorität hatten, während die Mitarbeiter warten mussten.

E-Mail: Die stille Revolution der 1990er

Für viele war das ein grosser Umbruch: E-Mails kamen nicht mehr nur zu bestimmten Bürozeiten, sie konnten jederzeit gesendet und empfangen werden.

Teams konnten über Abteilungen hinweg kommunizieren, Informationen wurden transparenter, aber auch unübersichtlicher. Plötzlich gab es volle Posteingänge, neue Prioritäten und die Herausforderung, den Raum von Arbeit und Freizeit zu trennen.

Erinnern Sie sich noch an die erste E-Mail, die Sie versehentlich an den ganzen Verteiler geschickt haben?

Instant Messaging und Collaboration-Tools – die 2000er

In den 2000er Jahren wurden Instant Messaging-Dienste und spezialisierte Collaboration-Tools zum Alltag. MSN Messenger, ICQ, dann bald schon Skype, später Slack und natürlich Microsoft Teams ermöglichten Echtzeitkommunikation, Gruppenchats und Datei-Sharing parallel zur E-Mail.

Diese Tools veränderten die Büroorganisation nachhaltig: flachere Hierarchien, direkte Kommunikation zwischen Teams und Abteilungen, schnellere Entscheidungsprozesse. Gleichzeitig stieg die Belastung: Ständige Erreichbarkeit, Informationsüberflutung und Multitasking-Stress prägten einen neuen Alltag. Wer kennt nicht das ständige «Ping»-Gefühl, das einen ablenkt, während man eigentlich konzentriert arbeiten will? Oder die Melodie des MS Teams Klingeltons…

Zukunftsausblick: KI-gestützte Kommunikation

Heute stehen wir am Beginn einer neuen Ära: KI-gestützte Kommunikationstools helfen, Informationen automatisch zu priorisieren, E-Mails zu sortieren oder Meetings effizient zu gestalten und gleich zu transkribieren.

Chatbots, intelligente Assistenten und automatische Übersetzungen könnten den Büroalltag erneut revolutionieren. Diesmal vielleicht auch mit dem Potenzial, Stress tatsächlich zu reduzieren und die Produktivität wirklich zu steigern.

Trotzdem: Die Kommunikation ist und bleibt das Herzstück des Büros – nur die Werkzeuge ändern sich.

modernes, cloudbasiertes Kommuikationsnetzwerk

Übrigens: Auch wir in der AGIS AG haben den Schritt in die Digitalisierung gemacht: Teams-, Telefonie- und SharePoint-Umstellungen gehören heute zu unserem Arbeitsalltag. Gerne geben wir diese Erfahrung weiter und unterstützen auch Ihr Unternehmen – sei es durch konkrete Umsetzung oder eine erste unverbindliche Beratung.

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Unser Consulting/Supportteam freut sich über jede Anfrage.

Quellen:

https://de.wikipedia.org/wiki/Pantelegraph

https://de.wikipedia.org/wiki/Fax

https://www.guinnessworldrecords.com/world-records/113105-first-commercial-fax-machine

https://de.wikipedia.org/wiki/E-Mail

https://shift.com/blog/the-most-popular-instant-messengers-of-their-decade/

Verwandt mit diesem Thema siehe auch früherer Blogbeitrag:

Blog: Von Floppydiscs über Sticks und CDs zur Cloud

Autorin: Mina Bösiger

In den 1970er Jahren revolutionierte der Fax die Büroarbeit. Endlich konnten Dokumente innerhalb von Minuten statt Tagen übermittelt werden. Egal ob Verträge, Rechnungen, Briefe, Berichte: alles war sofort verfügbar.

Wer schonmal ein Faxgerät benutzt hat, erinnert sich vielleicht noch an die blecherne Geräuschkulisse, das Warten, bis die Leitung frei war, oder die ständige Sorge, dass das Dokument leserlich übertragen wird. Faxpannen waren Alltag.

Hier drei nostalgische Highlights:

Das Dokument wurde auf der falschen Seite gesendet und die Empfänger bekamen nur die Rückseite. Oder eben ein leeres Blatt.

Ein ganzer Stapel Faxe blieb im Papierfach hängen. Weil niemand merkte, dass der Drucker blockiert war.

Wichtige Unterlagen landeten versehentlich bei der Konkurrenz. Dank vertauschtem Faxnummernblatt.

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Wer schonmal ein Faxgerät benutzt hat, erinnert sich vielleicht noch an die blecherne Geräuschkulisse, das Warten, bis die Leitung frei war, oder die ständige Sorge, dass das Dokument leserlich übertragen wird.
Faxpannen waren Alltag.